Quando a nota fiscal é obrigatória para o MEI
Vamos direto ao ponto. A obrigatoriedade depende de para quem você está vendendo — e do tipo de operação.
Pensa assim: o barbeiro que faz um corte para um vizinho não é a mesma situação que o barbeiro que fecha contrato com uma empresa de eventos. Um é pessoa física, o outro é CNPJ. A regra muda.
| Situação | Obrigatório emitir nota? | Observação |
|---|---|---|
| Venda ou serviço para empresa (CNPJ) | Sim, sempre | Sem exceção, qualquer valor |
| Serviço para pessoa física (CPF) | Obrigatório se o cliente pedir | Muda em 2027 para produtos |
| Venda de produto para pessoa física (CPF) | Obrigatório se o cliente pedir | Em 2027 será obrigatório para todos |
| Venda de produto para empresa (CNPJ) | Sim, sempre | NF-e exige certificado digital |
A manicure que faz as unhas de clientes particulares pode ou não emitir nota — depende se o cliente pedir. Mas se ela fechar um contrato com um salão de beleza (CNPJ), a nota é obrigatória. Sem conversa.
E não pense que porque é um valor pequeno não precisa. A lei não tem limite mínimo para essa obrigação.
NFS-e x NF-e: qual a diferença
Muita gente confunde os dois tipos de nota. São documentos diferentes, para situações diferentes.
A NFS-e é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. É para quem presta serviço: eletricista, designer, personal trainer, fotógrafo, programador, consultor. Qualquer um que vende trabalho, não produto.
A NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica de produto. É para quem vende mercadoria: artesanato, alimentos, roupas, peças, qualquer coisa física que sai da sua mão para o cliente.
Tem MEI que faz os dois — vende produto e presta serviço. Nesse caso, precisa emitir os dois tipos, um para cada operação.
| Característica | NFS-e (serviço) | NF-e (produto) |
|---|---|---|
| Para quem | Prestadores de serviço | Vendedores de mercadoria |
| Onde emitir | Portal Nacional nfse.gov.br ou prefeitura | SEFAZ do seu estado |
| Precisa de certificado digital? | Não | Sim (A1, ~R$100–300/ano) |
| É gratuito? | Sim, totalmente gratuito | Gratuito, mas precisa do certificado |
| Obrigatório para PJ desde | Setembro de 2023 | Já era obrigatório |
A boa notícia para quem presta serviço: a NFS-e é mais simples, gratuita e não precisa de certificado digital. Já a NF-e de produto exige esse custo extra.
Portal Nacional NFS-e: grátis e funciona em qualquer cidade
Até pouco tempo atrás, cada prefeitura tinha seu próprio sistema de nota fiscal de serviço. Uma bagunça. O MEI que se mudava de cidade tinha que aprender um sistema novo. O que prestava serviço em cidades diferentes tinha que acessar vários portais.
Isso mudou. O governo federal criou o Portal Nacional da NFS-e, acessível pelo endereço nfse.gov.br. Um sistema só, unificado, gratuito, que funciona em todo o Brasil.
Esse portal é especialmente importante para MEIs que já eram obrigados a emitir NFS-e para clientes PJ desde setembro de 2023. Se você ainda não está emitindo, está em atraso.
Como emitir NFS-e passo a passo
Vamos ao passo a passo usando o Portal Nacional. É mais simples do que parece — dá pra emitir a primeira nota em menos de 10 minutos.
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Acesse nfse.gov.br
Abra o portal no computador ou celular. -
Entre com a sua conta gov.br
Use o mesmo login e senha que você usa para acessar o INSS, FGTS ou qualquer serviço federal. Se não tem conta, crie gratuitamente em gov.br. -
Cadastre o seu CNPJ no primeiro acesso
Na primeira vez, você precisa vincular o seu CNPJ ao portal. É rápido: só confirmar os dados do cadastro MEI. -
Clique em “Emitir NFS-e”
O sistema vai pedir três informações principais: quem é o tomador (o CNPJ ou CPF de quem contratou você), qual serviço foi prestado e o valor cobrado. -
Preencha os dados do tomador
Digite o CNPJ da empresa cliente. O sistema preenche automaticamente os dados dela. Se for pessoa física, informe o CPF. -
Descreva o serviço e informe o valor
Seja claro na descrição. Por exemplo: “Corte de cabelo masculino — 5 atendimentos” ou “Desenvolvimento de logotipo para empresa X”. -
Confirme e emita
Revise os dados e clique em emitir. A nota é gerada instantaneamente em PDF. Encaminhe ao cliente por e-mail ou WhatsApp.
NF-e de produto: o que o MEI precisa saber
Se você vende produto para empresa, precisa de NF-e. E aqui tem um detalhe importante que muita gente não sabe: a NF-e exige certificado digital.
O certificado digital é uma assinatura eletrônica que confirma que você é você. Funciona como um RG digital para o seu CNPJ. O modelo mais comum para MEI é o A1, que fica instalado no computador, e custa entre R$100 e R$300 por ano dependendo da entidade certificadora.
Com o certificado em mãos, você acessa o portal da SEFAZ do seu estado para emitir a NF-e. O processo é parecido com o da NFS-e, mas exige preencher informações adicionais sobre o produto: código NCM (classificação fiscal do produto), quantidade, unidade de medida e o código CRT 4.
O CRT 4 é obrigatório desde janeiro de 2025 em todas as NF-e emitidas por MEI. Ele identifica o regime tributário do emitente como Microempreendedor Individual. Se o seu emissor de nota não está preenchendo o CRT 4 automaticamente, você precisa verificar isso.
Para o MEI que ainda não tem certificado digital e precisa emitir nota de produto, existe a Nota Fiscal Avulsa (disponível nos portais estaduais). É gratuita e não exige certificado, mas é mais trabalhosa e não se integra a apps de gestão. É uma opção de transição, não uma solução definitiva.
Multas e penalidades por não emitir nota fiscal
Você pode estar pensando: “eu vendo pouco, ninguém vai me pegar”. Esse pensamento é perigoso. E está ficando mais perigoso ainda com a Reforma Tributária.
Hoje, a Receita Federal cruza automaticamente os dados de PIX recebidos, movimentações bancárias, vendas em marketplaces (Mercado Livre, Shopee, iFood, etc.) e notas fiscais emitidas. Se o que você recebeu não bate com o que foi declarado, o sistema identifica sozinho.
- Multa de 10% a 30% sobre o valor não documentado
- Cancelamento do CNPJ em casos de reincidência ou valores altos
- Enquadramento como crime de sonegação fiscal em situações graves
- Perda de clientes PJ — empresas precisam da sua nota para aproveitar crédito tributário e vão preferir fornecedores que emitem
Além das multas, tem uma consequência prática que muita gente ignora: a empresa que compra de você precisa da sua nota para registrar a despesa na contabilidade dela e, com a Reforma Tributária, para aproveitar crédito de IBS e CBS. Se você não emite, ela perde dinheiro. E no médio prazo, vai procurar outro fornecedor que emita.
Portanto, não emitir nota fiscal não é só um risco legal — é um risco comercial.
O que muda em 2027
Até aqui falamos do cenário atual. Mas em 2027 as regras ficam mais rígidas para os MEIs que vendem produto.
Também em 2026, já em vigor, as notas fiscais precisam mostrar o valor do IBS e do CBS — os novos tributos da Reforma Tributária — de forma informativa. Para o MEI, por enquanto, esses impostos aparecem na nota mas não são cobrados (o MEI é optante do SIMEI, regime simplificado). Mas o campo tem que estar lá.
O que isso significa na prática: quem ainda está usando sistemas velhos de emissão de nota, ou emitindo na mão, precisa se atualizar antes de 2027. Deixar para a última hora vai ser estressante.
A NFS-e de serviço já se tornou obrigatória para clientes PJ desde setembro de 2023 — mas muitos MEIs ainda não aderiram. Se você presta serviço para empresas e ainda não emite NFS-e, está em atraso agora.
O Donu tem emissor de nota fiscal integrado
Sem portal de prefeitura, sem sistema separado. Você emite a NFS-e diretamente pelo app do Donu, e a receita já entra automaticamente no seu controle financeiro. Simples assim.
Conhecer planosComo o Donu ajuda
O Donu foi criado para resolver exatamente esse tipo de dor de cabeça. MEI não tem tempo (nem paciência) para ficar acessando portal de prefeitura, lembrando de login e senha de sistemas governamentais, e ainda registrando a receita em planilha separada.
Com o Donu, tudo fica em um lugar só:
- Emissão de NFS-e integrada diretamente no app, sem sair para portal externo
- Cada nota emitida já registra a receita no controle mensal automaticamente
- Histórico de todas as notas emitidas para consulta e reenvio
- Acompanhamento do limite de R$81.000 atualizado a cada nota lançada
- Alertas de vencimento e notificações para você não esquecer de nada
Pensa no eletricista que faz 30 serviços por mês para diferentes empresas. Sem o Donu, é 30 vezes acessando portal de prefeitura, 30 vezes registrando receita na planilha, 30 vezes conferindo se o limite está estourando. Com o Donu, tudo isso é feito em segundos, de dentro do app, pelo celular.
A nota fiscal virou obrigação. O Donu faz com que essa obrigação deixe de ser um problema.